此外，对于顾客的抱怨与解决情况，要做好记录，并且定期总结。在处理顾客抱怨中，如果发现顾客不满意的是产品质量问题，应该及时通知制造商；如果是服务态度与技巧问题，应该向管理部门提出，以加强教育与培训。
（3）处理抱怨的技巧
在处理顾客的抱怨时，除了要依据一般程序外，还要注意与顾客保持沟通，改善与顾客的关系。掌握实用的小技巧，有利于缩小与顾客之间的距离，赢得顾客的谅解与支持。
①心态平和
对于顾客的抱怨要有平常心态，顾客抱怨时常常都带有情绪或者比较冲动，这时，应该体谅顾客的心情，以平常心对待顾客的过激行为，不要把自己的情绪变化也带到抱怨的处理之中，最终变成争论、争吵。
②认真倾听
大部分情况下，抱怨的顾客需要忠实的听者，哗哗不休的解释只会使顾客的情绪更差。面对顾客的抱怨，我们应掌握好聆听的技巧，从顾客的抱怨中找出顾客对于抱怨期望的结果。
③转换角色
在处理顾客的抱怨时，我们应站在顾客的立场思考问题：“假设自己遭遇顾客的情形，将会怎样做呢？”这样才能体会到顾客的真正感受，找到有效的方法来解决问题。